組織内で、目標達成を阻害したり、チームワークを損なったりするようなマイナス行動をとる職員がいる場合、放置することはできません。しかし、一方的に叱責したり、非難したりするだけでは、事態を悪化させる可能性があります。
では、どのように職員に働きかけ、改善を促すことができるのでしょうか？
この記事では、組織内でマイナスとなる行動をとる職員への効果的なアプローチ方法について、具体的な例を交えながら解説します。
1. 行動の明確化と記録:
まず、問題となる行動を具体的に特定し、客観的な証拠を収集することが重要です。記録には、日付、時間、行動内容、影響などを詳細に記述します。これは、後々のコミュニケーションにおいて客観的な根拠となるだけでなく、職員自身も自分の行動を客観的に認識する機会となります。
2. 個別面談による丁寧なコミュニケーション:
記録に基づき、職員との個別面談を実施します。この際、非難するのではなく、**「あなたの行動がチームや組織にどのような影響を与えているか」**を具体的に伝えましょう。
- 「〇〇さんの発言は、チームの士気を下げてしまうことがあると感じています。例えば、先日は会議中に〇〇と発言されましたが、これは〇〇という目標達成に影響を与えかねません。」
のように、具体的な例を挙げて説明することで、職員は自分の行動が組織に与える影響をより深く理解することができます。
3. 問題解決のための共同作業:
問題点を明確化したら、職員と共に解決策を模索しましょう。
- 「この問題を解決するために、あなたはどのように考えていますか？」
と問いかけ、職員自身に考えさせる時間を与えることが重要です。解決策を職員自身に考えさせることで、責任感と主体性を育むことができます。
4. 支援とフォローアップ:
解決策を実行に移す際には、職員への支援とフォローアップが欠かせません。
- 「〇〇をするために、私がどのようにサポートできるか教えてください。」
など、積極的にサポートを申し出ることで、職員は安心して行動に移せるようになります。また、定期的な面談を行い、進捗状況や課題を共有することで、職員のモチベーションを維持することができます。
5. 必要に応じて専門家の活用:
問題が複雑化し、職員自身で解決が難しい場合は、人事部やカウンセラーなどの専門家のサポートが必要となる場合があります。専門家の介入によって、より効果的な解決策を見つけることができるでしょう。
6. 継続的なコミュニケーション:
問題解決は、一度の面談で終わるものではありません。継続的なコミュニケーションを通じて、職員の行動の変化を促すことが重要です。
7. ポジティブな強化:
職員が改善された行動をとった際には、積極的に褒め、感謝の気持ちを伝えましょう。ポジティブな強化は、職員のモチベーションを高め、更なる改善を促す効果があります。
まとめ:
組織内でマイナスとなる行動をとる職員へのアプローチには、非難や叱責ではなく、建設的なコミュニケーションと具体的な行動計画が必要です。職員の行動を理解し、共に解決策を探し、継続的にサポートすることで、組織全体の目標達成に貢献できる環境を築くことができます。
最後に、組織全体で健全なコミュニケーション文化を育むことが、このような問題を予防する上で非常に大切です。
